Regulations and requirements for holding scientific conferences

1. Timeline and submission

• Timeframe: Applications for official approval to hold a conference must be submitted at least six months prior to the date of the conference.
• Comprehensiveness: These instructions apply to all scientific and humanitarian conferences, whether local or international.

2. Regulatory requirements and committees

• Core committees: The need to form and confirm the members of the scientific committee, the organising committee and the evaluation committee.
• Language: In conferences with a purely scientific focus, the names of committee members must be written in English (the scientific name approved for publication).
• Correspondence: All correspondence with members of the Scientific Committee must be documented and attached to the conference application form.

3. Standards of integrity and scientific publication

• Indexing of research: Conference research must be indexed in reputable international databases such as Scopus or Clarivate.
• Publishers: Participating journals or publishing houses must be reputable and not ‘predatory,’ and supporting entities must be announced on the conference's official website.
• Keynote speakers: Include a list of keynote speakers in the presentation file.

4. Administrative procedures (via the electronic portal)

• Fill out the conference application form via the university or ministry's dedicated online portal.
• Submit the logistics plan and supporting documents outlining the objectives, budget, and timetable.

5. Scientific evaluation criteria for research

• Focus on the novelty, creativity, and scientific added value of the problem.
• The extent to which research findings are reflected in the public and society and contribute to opening up new avenues for study. 

يمكنك الوصول إلى المستندات المطلوبة واستمارات التقديم عبر الروابط المباشرة التالية:

1. دليل الضوابط والاستمارات (روابط مباشرة)

• دليل ضوابط ومتطلبات إقامة المؤتمرات العلمية: يمكنك تحميل النسخة الكاملة للدليل (ملف PDF) الذي يوضح المعايير الإدارية والعلمية من هنا.
• استمارة معايير وإجراءات إقامة المؤتمر: لتحميل الاستمارة الرسمية التي تتضمن بيانات اللجان والجهات الداعمة اضغط هنا.
• نموذج طلب إقامة مؤتمر (Word): يتوفر نموذج بصيغة قابلة للتعديل للتقديم الأولي عبر هذا الرابط. 

2. المواقع الرسمية للمتابعة

• بوابة الوزارة (البحث والتطوير): لمتابعة آخر التعاميم والكتب الدورية لعام 2025، يرجى زيارة الموقع الرسمي لوزارة التعليم العالي: mohesr.gov.iq.
• المنصة الإلكترونية للجامعات: تقدم جامعات مثل (بابل، المستنصرية، الموصل) بوابات خاصة لرفع الطلبات إلكترونياً، مثل بوابة البحث العلمي في جامعة بابل من هنا. 

3. ملاحظات هامة للتقديم لعام 2025

• النشر العالمي: تذكر أن الضوابط تشدد على أن تكون بحوث المؤتمر مرتبطة بمستوعبات Scopus أو Clarivate لضمان الاعتماد الأكاديمي.
• اللجان العلمية: يجب أن تُكتب أسماء أعضاء اللجان العلمية باللغة الإنجليزية كما هي معتمدة في بحوثهم المنشورة عالمياً.